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Alerte désistement et autres nouveautés

Par Jérôme Place | 4 juillet 2024

Un créneau se libère plus tôt ? Avec la nouvelle alerte désistement, vos clients sont informés et peuvent avancer leur rendez-vous. Découvrez les autres nouveautés comme les réservations en parallèle ou l'ajustement des tarifs par lieu.

L'alerte désistement débarque sur iTiaki ! Avec elle de nombreuses nouveautés, comme la réservation de RDV simultanés ou encore l'adaptation des tarifs des séances selon le lieu du rendez-vous :

Alerte désistement : vos clients sont informés si un créneau se libère plus tôt
RDV simultanés : ouvrez des créneaux en parallèle
Prix par lieu : définissez des tarifs différents selon le lieu choisi
Possibilité de bloquer un client : il ne pourra plus réserver en ligne
Affichage des créneaux disponibles dans l'agenda
Autres améliorations : facturation des rdv à venir, vérification des réservations...

Prenez le temps de découvrir toutes les améliorations apportées par la mise à jour du 4 juillet 2024.

Alerte désistement

Vos clients peuvent à présent activer une alerte désistement qui les prévient si un créneau se libère plus tôt. Dès qu'un rendez-vous similaire est annulé ou déplacé, une notification est ainsi envoyée par email aux clients concernés. Chacun peut alors vérifier si le nouvel horaire proposé lui convient et prendre le créneau, dans la mesure où celui-ci n'a pas été réservé entre temps. Simple et pratique, cette fonctionnalité permet à la fois à vos clients d'obtenir un rendez-vous plus tôt, mais aussi de réduire les créneaux vides dans votre agenda. A noter que l'alerte ne peut être activée que pour les rendez-vous qui ont lieu dans plus de 3 jours.

Rendez-vous simultanés

Il est parfois possible d'accueillir des clients en parallèle, notamment si vous disposez de plusieurs salles et que certaines séances ne nécessitent pas une attention permanente. C'est par exemple le cas pour un praticien qui installe un premier client dans une salle avec un appareil puis qui accueille au même moment un second client pour une séance de suivi. Ainsi, vous pouvez maintenant autoriser, pour les séances souhaitées, l'ouverture d'un second créneau sur la même plage horaire. Vos clients pourront alors prendre un rendez-vous même si le créneau est déjà réservé. Bien entendu, vous pouvez également interdire les réservations simultanées, notamment pour les séances qui requièrent votre entière attention, par exemple un bilan complet. Cette nouvelle option est visible dans votre espace de gestion, au niveau de chaque catégorie de rendez-vous.

Ajustez vos tarifs selon vos lieux

Si vous travaillez dans plusieurs cabinets ou allez à domicile, vous avez peut-être mis en place des tarifs différents selon le lieu du rendez-vous. En effet, le coût de location peut varier d'un endroit à l'autre, et pour les séances à domicile il faut tenir compte des frais de déplacement. Lorsque vous définissez les tarifs de vos séances, vous pouvez désormais préciser si la prestation choisie s'applique à tous les lieux, ou bien si elle s'applique à un lieu en particulier. Ainsi, vous pouvez définir un tarif par défaut, et ajouter des frais ou une autre prestation pour un lieu spécifique, ou bien choisir une prestation tarifée différente pour chacun de vos lieux d'exercice. Lorsque vos clients prennent rendez-vous en ligne ou que vous facturez un rendez-vous, le tarif est alors calculé en fonction du lieu choisi.

Blocage de la réservation en ligne

Vous avez un client qui réserve en ligne mais qui ne se présente pas ou annule ses réservations ? Vous pouvez désormais le bloquer afin qu'il ne puisse plus réserver un rendez-vous en ligne et se verra donc contraint de vous contacter directement. Le blocage est effectué sur la base des adresses emails et des numéros de téléphone indiqués dans son dossier. Bien entendu vous pourrez toujours ajouter un rendez-vous pour ce client depuis votre agenda. Pour bloquer un client, ouvrez le dossier concerné et choisissez "Bloquer" dans les options du bouton "Modifier".

Affichage des créneaux disponibles

Si vous utilisez la prise de rendez-vous en ligne, vous trouverez dans la barre d'outils de l'agenda un nouveau bouton "+".

Il permet d'afficher les prochains créneaux disponibles en fonction de la séance choisie et de prendre un rendez-vous rapidement. Par ailleurs, en visualisant les créneaux directement dans votre agenda, vous pouvez plus facilement vérifier que vos plages de réservations et vos paramètres de prise de rendez-vous correspondent bien à ce que vous souhaitez mettre en place.

Autres améliorations

Affichage des marges de temps et des rendez-vous annulés

Deux nouvelles options de l'agenda voient le jour : l'une pour afficher les marges de temps d'après rendez-vous, l'autre pour visualiser et retrouver rapidement les rendez-vous qui ont été annulés.

Vérification des réservations

Un nouveau paramètre de prise de RDV en ligne vous permet de préciser le niveau de vérification des réservations. Vous pouvez ainsi décider de vérifier chaque nouveau RDV pris en ligne, vérifier uniquement que les nouveaux clients (les dossiers des clients reconnus seront alors automatiquement associés), ou alors si vous n'avez pas le temps, laisser le logiciel associer et créer automatiquement les fiches pour les nouveaux clients.

Personnalisation du nom d'expéditeur pour les SMS

Les SMS de rappels sont envoyés depuis un numéro du type "36140" qui apparait alors comme expéditeur sur les téléphones de vos clients. Vous pouvez à présent indiquer un nom personnalisé qui s'affichera à la place du numéro d'envoi. Pratique si vous souhaitez que le nom de votre cabinet apparaisse. A noter que ce nom doit comprendre entre 3 et 11 caractères.

Bon cadeau pour les forfaits

Il était possible de créer des bons cadeaux pour offrir une séance, mais pas un forfait. Cela est à présent disponible et vos clients pourront ainsi offrir des packs de plusieurs séances à leurs proches.

Groupe pour les bons cadeaux et les forfaits

Si vous proposez de nombreux bons cadeaux et/ou forfaits, vous pouvez maintenant les regrouper de façon à améliorer leur affichage sur votre page de réservation, comme c'est déjà le cas pour les catégories de rendez-vous.

Facturer les rendez-vous à venir

Jusqu'alors, seuls les rendez-vous terminés étaient visibles dans la liste des rendez-vous à facturer. Vous pouvez maintenant afficher les rendez-vous à venir, et envoyer une demande de paiement ou une facture en amont d'un rendez-vous. Un bouton a également été ajouté dans l'aperçu des rendez-vous de l'agenda pour envoyer une facture en un clic.

Antécédents et liens familiaux

L'ajout des proches et des antécédents familiaux a été simplifié : il n'est ainsi plus obligatoire d'indiquer un prénom et par ailleurs un champ genre et la relation "Connaissance" ont été ajoutés.

Nous espérons que toutes ces nouveautés simplifieront encore un peu plus la gestion de votre cabinet. Une grande partie est issue des suggestions et des messages que vous nous envoyés et nous tenons à vous en remercier.