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Fusion des doublons, CA prévisionnel et autres nouveautés

Par Jérôme Place | 12 décembre 2024

Fusionner des dossiers de suivi pour éliminer les doublons, estimation du chiffre d'affaires des prochains mois ou encore marge de temps avant les rendez-vous sont au menu de cette dernière mise à jour de l'année.

Pour cette ultime mise à jour avant la période des fêtes de fin d'année, ce n'est pas une nouveauté mais de nombreuses améliorations qui vous sont proposées :

Fusion des dossiers de suivi en doublon
Calcul du chiffre d'affaires prévisionnel
Choix du fuseau horaire pour la prise de RDV
Restreindre les réservations aux clients connus
Marge de temps avant rendez-vous
Modalités de paiement des forfaits
Import et export des données
Créer votre réseau de praticiens avec les cabinets connectés

Fusion des dossiers en doublon

Il arrive parfois d'avoir des dossiers en doublon et il était nécessaire de proposer un outil pour fusionner les données et éliminer les fiches inutiles. Aussi, un nouveau bouton intitulé Fusion, situé en haut de la liste des clients/patients, permet de sélectionner deux dossiers à fusionner et de comparer les informations. Les différences entres les deux dossiers sont mises en avant et il est alors demandé de choisir la valeur à conserver. Si les dossiers contiennent des rendez-vous, des séances, des documents ou des factures, ceux-ci seront réunis. A noter que la fusion est irréversible : une fois confirmée, il n'est plus possible de revenir en arrière.

Chiffre d'affaires prévisionnel

Un nouveau graphique contenant le chiffre d'affaires prévisionnel pour les 3 mois à venir apparait désormais dans vos statistiques, rubrique Finances. Les calculs sont basés sur les rendez-vous planifiés. Ces estimations sont également visibles depuis la page "Facturation > Rapports". Bien entendu, il s'agit seulement de prévisions et ces séances devront être facturées, mais cela vous permet d'avoir un aperçu rapide des gains à venir.

Choix du fuseau horaire à la prise de RDV

Les créneaux horaires proposés sur la page de prise de rendez-vous en ligne étaient jusqu'à présent affichés dans le fuseau horaire du cabinet. Pourtant, les praticiens qui proposent des séances à distance ont parfois des clients situés à l'étranger. Ainsi, les clients verront désormais les créneaux affichés dans leur propre fuseau horaire, et non plus dans celui du cabinet. Par exemple, un client situé aux Antilles verra des créneaux avec 6h de décalage. Le fuseau horaire présélectionné peut être changé, et il est toujours possible de visualiser les horaires selon le fuseau du cabinet, ou celui d'un autre pays. Dans les emails de rappels et dans l'espace client, les dates et heures sont également affichées selon le fuseau horaire du client.

Restreindre la prise de RDV en ligne

Par défaut, la prise de rendez-vous en ligne est ouverte à tout le monde, mais il est désormais possible de limiter les réservations aux personnes qui ont déjà un dossier de suivi ou de la restreindre à celles et ceux qui ont activés leur espace client.

Marge de temps avant le rendez-vous

Il était depuis longtemps possible de préciser une marge de temps après un rendez-vous, de façon à avoir un moment pour ranger ou prendre une pause. Il est maintenant possible d'indiquer une marge de temps avant un rendez-vous. Ces marges sont prises en compte dans les créneaux proposés à la prise de rendez-vous en ligne. Vous pouvez en outre les visualiser en modifiant les options d'affichage de votre agenda.

Forfaits

Vous pouvez désormais définir les modalités de paiement des forfaits lorsqu'ils sont commandés sur votre page de réservation : aucun règlement demandé, paiement d'un acompte ou paiement intégral lors de la commande en ligne. Par ailleurs, lorsqu'un rendez-vous est ajouté dans l'agenda et que le client dispose d'un forfait en cours, alors le rendez-vous est automatiquement associé et déduit de ce forfait. Il n'est plus nécessaire de passer par la facturation rapide.

Import/Export de données

L'espace de gestion du cabinet dispose d'un nouveau menu intitulé Données qui vous permet de demander un import de données, à partir d'un fichier issu d'un autre logiciel, et d'exporter les données de votre cabinet (clients, rendez-vous, factures...) dans le format de votre choix (csv, excel....).

Cabinets connectés

Vous souhaitez peut-être mettre en place et développer un réseau de praticiens, chacun disposant de son propre espace mais travaillant selon la même méthodologie et les mêmes outils. Nous avons ainsi préparé une nouvelle fonctionnalité appelée Cabinets connectés qui vous permet de créer et suivre facilement d'autres cabinets.
En tant que coordinateur, vous avez accès à un tableau de bord spécifique et pouvez vous connecter aux différents espaces de gestion. Vous pouvez ainsi proposer un accompagnement personnalisé et superviser facilement les activités de tous vos collaborateurs. Chaque cabinet reste indépendant et dispose d'un compte dédié.

Nous espérons que ces améliorations faciliteront encore un peu plus la gestion de votre cabinet et restons à l'écoute de vos commentaires et suggestions.

Jérôme Place | PDG d'Itiaki