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Un espace sécurisé pour vos clients

Par Jérôme Place | 30 septembre 2024

En tant que praticien, vous disposez avec itiaki d'un espace complet pour gérer vos rendez-vous, vos dossiers de suivi et vos factures. Et si vos clients/patients avaient également accès à leur propre espace sécurisé ? Ils pourraient retrouver l'ensemble de leurs réservations, des recommandations envoyées ou des factures émises... C'est désormais le cas avec la mise à jour du 30 septembre 2024 !

Vos clients peuvent à présent créer un compte et accéder à l'ensemble de leurs rendez-vous et des documents partagées. Un espace utile qui permet en outre d'améliorer le partage d'informations et les échanges avec les personnes que vous recevez au cabinet.

D'autres améliorations ont été apportées dans cette mise à jour et sont détaillés ci-après.

Un espace sécurisé pour vos clients

Les clients qui prennent un rendez-vous dans votre cabinet ont déjà la possibilité de modifier ou d'annuler leur réservation via une page dédiée, mais ils n'ont pas accès à l'historique de toutes leurs rendez-vous. De même, lorsque vous envoyez des recommandations, vos clients les reçoivent par email et il peut être fastidieux de retrouver un document envoyé quelques semaines auparavant.

Avec l'arrivée de l'espace client, les personnes que vous suivez en cabinet ont la possibilité de créer un compte et de se connecter à un espace sécurisé pour retrouver rapidement l'ensemble de leurs rendez-vous, de leurs documents et de leurs factures. Mieux, ils peuvent également gérer leur forfait, répondre aux questionnaires en ligne et même vous envoyer des documents qui seront alors visibles dans leur dossier de suivi. De plus, si vous suivez les membres d'une même famille et avez indiqué des liens de parenté dans les dossiers, vos clients pourront également, via leur espace, gérer les rendez-vous de leurs proches  et retrouver tous les documents les concernant.

La création d'un compte n'est pas obligatoire : un lien d'activation est envoyé dans les emails de confirmation et de rappels des rendez-vous. Les clients qui le désirent peuvent ainsi activer leur compte et indiquer un login/mot de passe de connexion, les autres ont toujours la possibilité de modifier ou reporter leur rendez-vous sans se connecter, comme auparavant. A noter que le lien d'activation peut également être envoyé à tout moment depuis le dossier de suivi.

L'espace client reprend le logo et les codes couleurs de votre page de présentation. Vos clients se retrouvent ainsi dans un environnement qu'ils connaissent déjà. L'interface est bien entendu "responsive" et s'adapte aux ordinateurs, tablettes et smartphones.

Autres nouveautés et améliorations

Gestion des praticiens remplaçants

Vous vous faites remplacer de temps en temps par un autre praticien ? Vous pouvez désormais l'indiquer dans vos plages de réservation, vos clients seront ainsi informés lors de la prise de rendez-vous que la séance est assurée par votre remplaçant.  

Délais de réservation

Le délai minimum pour la prise de rendez-vous peut désormais être fixé à 2h, 4h, 6h, ou 12h contre 24h auparavant. Le délai peut être modifié dans les paramètres de prise de RDV.

Limite quotidienne

Il était d'ores et déjà possible de définir un seuil quotidien pour une séance ou un groupe de séances, mais pas de façon globale. Vous pouvez désormais indiquer une limite quotidienne au niveau des paramètres de la prise de RDV (ex : 10 rdv/jour). Une fois la limite atteinte, vos clients ne verront plus de créneaux disponibles, mais vous pourrez toujours ajouter des rendez-vous depuis votre agenda.

Prise en charge des fichiers audio

Les fichiers audio (formats aac ou mp3) sont désormais acceptés comme fichier dans les conseils. Utile si vous souhaitez transmettre des messages vocaux ou des podcasts dans le cadre du suivi.

Relances de factures

Une option de relance a été ajoutée pour les factures impayées, et vous permet d'envoyer un email qui peut être personnalisé dans les modèles d'email.

Partage de documents

Si vous importez un document dans un dossier de suivi, vous pouvez décider de le partager (ou non) avec le client via la case à cocher correspondante. Si le document est partagé, il pourra le retrouver dans son espace client sécurisé.

Cela fait longtemps que nous souhaitions mettre en place l'espace client pour compléter les fonctionnalités de notre solution. Nous espérons que cette nouveauté plaira à vos clients et avons hâte d'avoir vos retours à ce sujet.

Jérôme | PDG d'Itiaki