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Vue hebdomadaire, plages de réservation et option anti-trou

Par Jérôme Place | 28 février 2024

Plus flexible, plus rapide ! Tel est l'esprit de cette mise à jour où une vue hebdomadaire a été introduite, la gestion des plages d'ouvertures repensée et une stratégie anti-trou mise en place pour optimiser la prise de rendez-vous en ligne.

Parce que la prise de rendez-vous en ligne est un élément central de la gestion de cabinet, nous avons profité de cette mise à jour pour introduire une vue hebdomadaire des créneaux disponibles, repenser en profondeur la gestion des plages de réservation et mettre en place une stratégie anti-trou pour éviter les espaces vides. Au résultat : une plus grande flexibilité dans la gestionde vos disponibilités, un planning optimisé et une réservation plus rapide pour vos clients !

Voici toutes les nouveautés de la mise à jour du 28 février 2024 :

Une vue hebdomadaire des créneaux disponibles
Nouvelle gestion des plages horaires ouvertes à la réservation en ligne
Un planning optimisé avec l'option anti-trou
Limite quotidienne pour vos séances

Mais aussi :

Sélection des rappels activés par patient/client
Ajout du numéro SIRET pour les contacts du répertoire
Prise en charge des taxes TPS et TVQ pour le Canada

Vue hebdomadaire des créneaux disponibles

Une nouvelle option permet de choisir le mode d'affichage des créneaux disponibles lors de la réservation en ligne. En plus de la vue mensuelle utilisée jusqu'à présent, vous pouvez désormais opter pour une vue hebdomadaire, où les horaires disponibles sur 4 jours successifs seront affichés. Cette présentation des créneaux est plus rapide pour les internautes qui gagnent quelques clics et donc quelques secondes à chaque fois qu'ils réservent un RDV. Pour activer la vue hebdomadaire, il suffit de vous rendre dans l'espace de gestion du cabinet et de modifier vos paramètres de prise de rendez-vous en ligne.

Vue hebdomadaire

Vue mensuelle

Nouvelle gestion des disponibilités avec les plages de réservation

La configuration des créneaux d'ouverture précédente n'offrait pas assez de flexibilité quant à la gestion de vos disponibilités. Il n'était par exemple pas possible de définir des plannings différents une semaine sur deux sans créer des absences, ni de proposer exceptionnellement de la visio sur une journée en particulier. Nous avons donc grandement revu la gestion des plages horaires ouvertes à la réservation qui sont modifiables semaines après semaine depuis l'agenda. Il est bien entendu toujours possible de définir vos créneaux hebdomadaires, mais vous pouvez également créer des plages toutes les deux semaines ou sur une date spécifique. Pour plus de praticité, vous trouverez en haut à droite de l'agenda un nouveau menu qui vous permettra d'accéder à vos plages de réservation. Vous pouvez également y accéder depuis votre espace de gestion.

Optimisez votre planning et évitez les espaces vides

Qui n'a pas déjà dû attendre plusieurs heures pour un rendez-vous planifié en fin de journée, n'ayant pas eu d'autres réservations le reste de l'après-midi ? Quand les rendez-vous sont pris en ligne librement, ce genre de situation peut arriver et ne correspond pas vraiment à un planning optimal. Aussi, nous avons mis en place une nouvelle option anti-trou pour éviter ces espaces vides, et vous permettre d'optimiser le plus possible votre agenda.

Pour chaque plage de réservation, vous pouvez ainsi choisir les créneaux affichés, à savoir :

Tous les créneaux : affichage classique de tous les créneaux disponibles
Les 3 premiers : affichage des 3 premiers créneaux de la plage. Permet de réduire les espaces vides de fin de journée.
Les 3 derniers : affichage des 3 derniers créneaux de la plage. Permet de réduire les espaces vides de début de journée.
Le premier : affichage du premier créneau disponible seulement. Permet d'éviter les espaces vides et de terminer plus tôt sa journée si tous les créneaux ne sont pas réservés.
Le dernier : affichage du dernier créneau disponible seulement. Permet d'éviter complètement les espaces vides et de commencer plus tard sa journée si tous les créneaux ne sont pas réservés.

Par exemple, vous pouvez avoir une plage de 10h à 16h où tous les créneaux sont affichés, mais de 8h à 10h, décider de n'afficher que le dernier créneau, et de 16h à 18h que le premier créneau (voir exemple 1 ci-dessous). Ainsi, pour les rendez-vous de 30min, le premier créneau proposé sera à 9h30, et le dernier à 16h. Si des créneaux sont réservés, s'affichera alors le créneau précédent (celui de 9h), et/ou suivant (celui de 16h30), et ensuite de suite. Cela vous permettra de commencer plus tard votre journée, et/ou terminer plus tôt selon vos préférences et selon les réservations effectuées.

Et comme un schéma est toujours plus parlant qu'un long discours, voici deux exemples concrets en image.

Exemple 1

Exemple 2

Limiter le nombre de certaines séances

Selon votre spécialité, il est parfois nécessaire de définir un nombre maximum de séances par jour, par exemple pour réaliser pas plus de 2 bilans par jour, ou vous limiter à 4 massages quotidiens. Si besoin vous pouvez désormais préciser, pour chaque catégorie d'événement, une limite quotidienne qui sera pris en compte dans la prise de rendez-vous en ligne. Vos clients ne pourront ainsi pas réserver un rendez-vous sur une date où si cette limite est atteinte. Bien entendu, rien ne vous empêchera d'ajouter manuellement une séance en plus dans votre agenda.

Autres améliorations

Sélection des rappels par client

Dernièrement nous avions ajouté une option pour désactiver les rappels de rendez-vous pour un patient/client donné ou un contact du répertoire. Mais comment faire si un patient souhaite recevoir les emails de confirmation mais ne souhaite pas recevoir de SMS, ou d'avis à J+1 ? Il est maintenant possible de personnaliser les rappels pour chaque personne, et de choisir uniquement ceux qui seront envoyés. Pour se faire, il suffit de modifier une fiche client (ou contact), de choisir l'option "Rappels personnalisés" et de sélectionner (ou désélectionner) les rappels souhaités.

Numéro SIRET pour les contacts

A partir du 1er juillet 2024, de nouvelles mentions obligatoires devront figurer sur les factures en France : ce sera le cas du numéro SIRET de vos clients type entreprise (décret n° 2022-1299 du 7 octobre 2022). Pour vous aider dans cette démarche, nous avons revu le formulaire de création des contacts et ajouter un champ pour saisir le numéro SIRET. Nous vous invitons donc à mettre à jour les contacts présents dans votre répertoire et indiquer cette donnée essentielle de façon à être prêt dans quelques mois. Vous pouvez retrouver le numéro SIRET d'une entreprise à partir de sa raison sociale depuis la base officielle de l'INSEE disponible sur le site sirene.fr .

Pour rappel, le répertoire de contacts permet de noter les coordonnées des personnes et organismes avec lesquels vous travaillez régulièrement. Il peut s'agir de professionnels qui suivent les mêmes patients, mais aussi d'entreprises ou d'associations dans lesquelles vous intervenez et pour lesquelles vous avez parfois besoin d'éditer des factures.

TPS et TVQ pour les praticiens Canadiens

Le logiciel iTiaki étant ouvert à tous les pays francophones, il est aujourd'hui utilisé par des utilisateurs/trices de France, Suisse et Belgique mais aussi de Guadeloupe, Martinique, la Réunion, Polynésie et plus récemment du Canada. Les règlementations diffèrent d'un territoire à l'autre, et si les pays européens ont mis en place la Taxe sur la Valeur Ajoutée (TVA) déjà gérée par le logiciel au niveau de facturation, le Québec prélève de son côté la Taxe sur les Produits et Services (TPS) et la Taxe de Vente du Québec (TVQ). En prenant en charge cette spécificité, iTiaki s'ouvre un peu plus et pourra faciliter le quotidien de toutes les praticiennes et tous les praticiens installé(e)s dans cette province du Canada.

Nous espérons que l'ensemble de ces améliorations faciliteront la gestion de votre prise de rendez-vous en ligne et vous feront gagner un temps précieux. Nous restons à l'écoute de vos remarques, retours et suggestions : vous pouvez à tout moment nous laisser un message depuis cette page ou en passant par le bouton Feedback de l'application.